Letní novinky Office 365 – práce na dokumentech v OWA
Otevřít email, stáhnout přílohu, přejmenovat, editovat, uložit, znovu otevřít okno s mailem, kliknout na odpověď, přiložit soubor (kam jsem ho proboha uložil?) odeslat. Vážený pane, poslal jste nám stejný soubor zpátky beze změn. Aha, takže jsem ho zapomněl uložit…
Pokud nám kolegové v práci nebo obchodní partneři posílají nějaké dokumenty, velice často předpokládají nějakou zpětnou vazbu. Popsaný proces editace a zpětného poslání dokumentů býval malou noční můrou, která zahrnovala spoustu zbytečného klikání a riziko ztráty koncentrace při přechodu mezi více okny aplikací. Na začátku července se do ostrého provozu dostaly dlouho očekávané funkcionality významně zlepšující práci se soubory v elektronické poště.
Od nynějška je možné zobrazit a editovat přiložené soubory přímo v Outlook Web App for Office 365 a bez nutnosti mezikroků je přejmenované a upravené poslat dál nebo zpátky. Pojďme se na to podívat zblízka.
Prohlížejte dokumenty z příloh bez stahování přímo v Outlooku
Pokud vám přijde email s důležitou přílohou, pro jeho zobrazení již není potřeba ani stahovat, ani překlikávat mezi okny jednotlivých aplikací. OWA zobrazí obsah dokumentu v jednom okně s textem příchozího mailu, takže člověk neztrácí souvislosti.
Prvním vylepšením je tedy možnost přehledně zobrazit obsah přílohy a text příchozího mailu v jednom zorném poli bez nutnosti otevírat více oken a rizika ztráty koncentrace.
Editujete přílohy v Outlooku a na odesílejte
V okamžiku, kdy v zobrazené příloze chceme udělat změny a poslat ji zpátky, nemusíme již soubor ukládat a přejmenovávat. Přímo v zobrazení v Outlooku máme možnost soubor editovat
V okamžiku, kdy zvolíme editaci přílohy, několik věcí se stane zcela automaticky. Vznikne virtuální kopie dokumentu s novým názvem – v souboru vznikne koncovka s vaším jménem, například „Podklady pro konferenci (Jan Novák).docx!, nebo v případě popisovaném na webu Office „Northwind Energy (Garth Fort).pptx“ Díky tomuto automatickému verzování uchováme původní dokument i jeho upravenou kopii. Editovaná kopie je považována za live dokument a všechny změny se ukládají automaticky. Jakmile dokončíte editaci, můžete prostě zmáčknout „Odeslat“.
Proces, který zahrnoval řadu zbytečných kliků a při přepínání mezi více okny aplikací hrozil ztrátou pozornosti, se zkrátil na několik málo kliknutí v jednom okně bez rizika ztráty dat nebo odeslání špatného souboru.
S jakými soubory OWA for Office 365 pracuje?
Otevřít a prohlížet je možné soubory Word, Excel, PowerPoint, soubory PDF a většinu obrázků. V dalších plánovaných release se tato rodina rozroste ještě o další formáty.
Editovat je možné soubory Wordu, Excelu a PowerPointu vytvořené v Microsoft Office 2007 nebo mladších verzích.