Chaos v ukládání dat zbytečně zvyšuje náklady

Jedním z témat, které rezonují českým trhem poskytovatelů outsourcingových IT řešení, virtualizace a cloudových služeb, je problematika mnohonásobného ukládání dat, plýtvání prostorem a nízké efektivity práce s daty u více uživatelů a na více počítačích. Vyřešení tohoto problému je proto často šancí na zrychlení práce a zajímavé úspory nákladů za cenu minimálních investic.

Podle často zveřejňovaných odhadů tvoří podíl duplicitních dat v českých firmách až 28 procent, což je dvojnásobek průměru celé Evropské unie. O čem je řeč? Podívejte se do vlastního počítače. Pravděpodobně, stejně jako řada dalších našinců, na svých služebních počítačích ukládáte přílohy mailů a dokumenty Office opakovaně, na více místech a ve více verzích. Pokud s jedním souborem pracuje více lidí, najdete ho tak nejen v několika verzích na svém počítači, ale i na ostatních počítačích kolegů, opět v několika kopiích.

Chybí systém vnitřní kontroly

Prvním krokem k nápravě chaosu s verzemi dokumentů je zřízení centrálního úložiště dat, centralizovaného portálu, kde mají všichni zainteresovaní zaměstnanci přístup ke stejným složkám a stejným dokumentům. Ani tak ale zpravidla bez další systematické práce nelze zabránit naplnění centrálního úložiště balastním obsahem. Pokud strukturu dat necháte na jednotlivých uživatelích, po chvilce se v ní nikdo nevyzná.

Analýza hlavních datových toků

Podobně jako se velké firmy nechávají auditovat a certifikovat při práci s dokumenty, stojí za zvláštní analýzu i takzvaná Big data – hlavní datové toky ve firmě. Účelnost a rychlost systému lze posoudit externě a v pravý okamžik doporučit přechod na služby virtualizace nebo přímo cloudové řešení. V jistém okamžiku se totiž malá investice stává prostředkem pro výrazné úspory na budoucích nákladech a na času potřebném k realizaci jednotlivých úkolů týmy pracovníků.

Bezpečnost je u cloudových služeb v ceně

Nejen prostor a výkon, ale i bezpečnost uložených dat je otázkou, která vyžaduje zvláštní přístup. Hackeři se nezaměřují jen na velké korporace, ale terčem jejich útoků jsou často i data malých firem, zejména kvůli jednoduchosti nebo absenci jejich ochrany. Pokud jde o využití komerčních cloudových služeb, bezpečnost proti napadení a zajištění vysoké míry dostupnosti je samozřejmě v ceně.